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ミスを防ぎ、仕事をスムーズにする オフィス事務の上手なすすめ方 (2006/02/17) オダギリ 展子 商品詳細を見る

●たとえば、黄色の蛍光ペンには「コピーした紙に色が出ない」という特性があることを皆さんはご存知でしょうか？
●日常業務が「いつ」「どれだけ」あるのかというペースをつかんでおくことは、急な仕事にうまく対処することにもつながります。
●新しく受け取ったメールから逆に読んでいくと、メールに変更・訂正が入った場合はその情報が先に入手できるため、ムダのないメールの処理ができます。


コピーなどいわゆる「誰がやっても同じ仕事」については極力派遣社員などにやってもらって、正社員は「クリエイティブな仕事」に時間を割くべきだ、という主張がある。僕はそれに、なんちゅうか、愛憎半ばする思いがあって、半分賛成、半分反対という立場。

この主張は一理も二理もあるんだよね。高い給料もらっているのに単純作業ばっかりで時間をつぶすってのは謗りを免れないのは確か。だけど一方で思うのだ。雑務をまったく放棄した日々の中で、果たして創造性の芽は育つのだろうかって。コピーや郵送をスピーディーかつ正確にこなすことって、運動における「基礎体力養成」のようなもので、実は創造力の土台を作る行為なんじゃないかって。ま、何の根拠もないけど実感としてそんな思いがあって、だから僕は、６割はお願いして、４割は自分でやる、くらいの比率にしている。

本書の著者は、現役の事務員。ファイリングだとかFAXの送受信だとか、そういった「事務の仕事」のやり方について書かれた本。いや、これは新しい。そして面白い。事務作業を大切にしていたつもりの僕ですら、まったく思いもよらなかった斬新な工夫が盛りだくさん。その手があったか！と膝を打つこと６回、目から落ちたウロコは７枚。

もちろん全部の記述にそんな反応をするわけではなく、例えばスケジューリングについても魅力的な方法を書いているけれど、僕が今やっているようにアウトルックの予定表でいろんな機能を使いつつ管理した方が便利なんじゃないかな、と思ったりする。それでも心から共感するのは、「道具を使いこなそう」という姿勢が前面に出ているところだ。

だから著者は、ペンや付箋といったアナログなものから、デジタルの代表格、パソコンまでを使いこなそうとする。と言ってもエクセルの非常に簡単な技術。でもそれを知っているかいないかで効率は大幅に違ってくるよね。そういったスキルを学ぶのには手間を惜しむべきでない、と僕は思っている。

そんな道具を使い倒そうという意識と、常に効率を考える姿勢。その二つがそろっていればどんな仕事にも独自の工夫が施し得るし、実は「誰がやっても同じ仕事」なんてありえないということに気づかされる。本書に感動的な文言は一つも無いけれど、著者の「仕事人」としての静かな矜持に、ちょっとした感動さえ覚えてしまうのだ。おっと、またウロコが１枚。

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